Règlement intérieur de l’association PHIAAC
Adopté par le conseil d’administration du 20-01-2015
Article 1 – Le conseil d’administration.
Le conseil d’administration se réunit au moins quatre fois par an tous les trois mois environ.
Il est formé par l’ensemble des membres fondateurs sauf s’ils sont démissionnaires, exclus notamment pour absence à quatre réunions successives sans motif sérieux ou décédés. Dans de tels cas le membre fondateur est remplacé en cours d’année par un membre actif de l’association. Chacun des membres du conseil d’administration est élu pour un an et donne sa démission avant chaque assemblée générale mais il peut se présenter à nouveau pour être élu à la majorité simple des membres présents. Après élection des membres du conseil d’administration issus des membres fondateurs, les membres actifs cooptés en cours d’année et proposés par l’association peuvent aussi présenter leur candidature à un poste d’administrateur si le nombre le permet : le total ne pouvant dépasser quarante. Il est enfin fait appel en cas de besoin à la candidature de membres actifs pour compléter ce conseil.
Pour être responsable éventuel d’un groupe de travail, il faut être élu au Conseil d’administration pour pouvoir y siéger et donner un rapport.
Le conseil d’administration peut augmenter le nombre d’administrateurs par cooptation de membres actifs sans pouvoir dépasser le nombre précisé au paragraphe précédent. Ces membres cooptés participent alors aux activités du conseil d’administration jusqu’à l’assemblée générale suivante où leur nomination sera entérinée ou non par un vote majoritaire après qu’ils se soient présentés comme candidat.
Toutes les décisions du conseil d’administration peuvent faire l’objet d’un vote si au moins la moitié des membres présents le demande. Il n’y a pas de mandat possible pour ceux qui sont absents. La voix du président en cas d’égalité compte double.
Article 2 – Le bureau
Le bureau du conseil est issu des administrateurs élus chaque année. Il peut être le même que celui de l’année précédente si ses membres réélus après la remise de leur mandat et leur nouvelle candidature, se représentent dans leur majorité, ceci dans le but de garder une structure de gestion de l’association la plus pérenne possible. Il est alors automatiquement renouvelé à l’issue de l’assemblée générale Les membres du bureau doivent toutefois renouveler leur accord pour occuper le même poste. Dans le cas contraire ils sont remplacés par un nouveau candidat, issu des administrateurs, au même poste en accord avec le conseil d’administration. Le conseil d’administration peut toutefois exiger à la majorité de ses membres une nouvelle élection poste après poste. La majorité simple sera alors nécessaire pour élire un président, deux vice-présidents, un secrétaire et un secrétaire-adjoint, un trésorier et un trésorier-adjoint, un ambassadeur au début de la première réunion du conseil d’administration qui suit l’assemblée générale. Pour être président, trésorier ou secrétaire, il faut avoir été membre du bureau depuis plus de 18 mois.
Le bureau est l’organe permanent de l’association, il prépare les travaux du conseil d’administration et prend toute décision nécessaire au bon fonctionnement quotidien de l’association. Il se réunit dès que les besoins de l’association le justifient et à la demande de ses membres le plus rapidement possible si les contacts par téléphone ou courriel ne suffisent pas. Chaque réunion de bureau est systématiquement suivie d’un compte-rendu établi, diffusé et enregistré par le secrétaire au conseil d’administration. En cas d’absence injustifiée à plus de trois séances dans l’année, un membre du bureau peut être déclaré démissionnaire d’office.
A chaque changement des membres du bureau, les sortants auront la charge de transmettre tous les documents d’archives et dossiers en cours relatifs à l’association, à leurs successeurs dans le mois qui suit leur cessation de fonction.
Le président sortant aura à charge d’annoncer le nouveau président.
Le secrétaire préviendra la sous-préfecture de tout changement survenu dans l’association et qui est normalement demandé par l’administration dans le mois qui suit l’assemblée générale.
Les autres taches des membres du bureau :
-le président représente l’association à l’égard des tiers et de la justice tant en demande qu’en défense. Il assure les relations publiques, internes et externes. Il assure la régularité du fonctionnement de l’association, veille au fonctionnement régulier des commissions de travail.
Il dirige l’administration de l’association. Il signe tous les contrats qui engagent l’association (contrat de travail, assurance, banque, convention, dossier de demande de subvention…) mais ne prend pas les décisions seul : le conseil d’administration aura approuvé au préalable la signature des contrats ou des conventions. Il préside toutes les assemblées (en cas d’empêchement de sa part, il pourra être remplacé par un vice-président ou par le secrétaire). Il fait le rapport moral annuel à l’assemblée générale et signe conjointement avec le secrétaire toutes les délibérations. Il peut déléguer son pouvoir mais il doit y avoir une preuve de cette délégation et doit se tenir régulièrement informé de l’évolution des missions déléguées.
-les vice-présidents :
Ils suppléent le président en cas d’absence et peuvent avoir une délégation spécifique sur certains dossiers
-le secrétaire assisté d’un secrétaire adjoint assiste le président pour le fonctionnement régulier de l‘association. Il tient la correspondance de l’association. Il est responsable de la rédaction des procès-verbaux, de la tenue des registres, de l’entretien du matériel informatique de bureau, ainsi que de la conservation des archives de l’association. La durée d’archivage est illimitée. Les registres règlementaires sont :
-Registre des délibérations des assemblées générales (modifications des statuts, changement de composition du conseil d’administration, orientations.)
-Registre des membres de l’association,
-Registre des comptes rendus de réunion du conseil d’administration et du bureau,
-Registre de toutes les adresses administratives et relatives à toutes les organisations de l’association.
Les archives informatiques devront être sauvegardées sur disque de secours en lieu sûr, différent des archives papiers et du matériel informatique.
Il gère le fond documentaire selon une procédure spécifique mise en annexe.
Il peut jouer un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association. Il établira le planning des taches dans les organisations, épaulé par le responsable organisateur de l’activité et validé par le président.
Le secrétaire adjoint aide le secrétaire dans toutes ces taches et peut lui suppléer avec les mêmes pouvoirs dans toutes les fonctions.
-le trésorier est chargé de tout ce qui concerne la comptabilité de l’association. Il est associé à un trésorier-adjoint assurant en étroite collaboration les mêmes fonctions. Ils sont chargés de toutes les opérations et en sont responsables. Ils effectuent les paiements, perçoivent les sommes dues à l’association ainsi que les cotisations. Ils sont chargés de la tenue des registres comptables et du registre d’inventaire des biens de l’association, Ils doivent rendre compte régulièrement de leur gestion au bureau et au CA. Ils préparent pour l’assemblée générale ordinaire un compte de résultat et un bilan financier au 31 décembre de l’année présenté au dernier conseil d’administration de fin d’exercice (réunion préparatoire de l’AG). Ils favorisent la dynamique associative en permettant à chacun de participer aux prises de décisions en pleine connaissance de cause (budgets prévisionnels, simulations, tableaux de bord etc..). Le budget prévisionnel : (prévisions recettes et dépenses pour l’année à venir) sera discuté au CA et également présenté à l’AG pour adoption. Concernant la signature des chèques : seuls le trésorier, le trésorier adjoint et le président sont habilités à signer des chèques. Cependant dans tous les cas, le trésorier ou son adjoint devra donner son accord afin de maintenir le compte courant approvisionné. D’autre part, tout règlement supérieur à 200 Euros devra avant son émission, faire l’objet d’un accord préalable du bureau. La comptabilité de l’association doit permettre à tout trésorier :
-de fournir aux administrateurs des informations permettant de mettre en adéquation la politique de l’association et les moyens financiers,
-de suivre les évolutions des charges et des produits en cours d’exercice,
-de rendre des comptes aux adhérents,
Toutes les opérations comptables sont enregistrées au jour le jour selon les règles en la matière sur un livre journalier de compte avec pages numérotées, (Comptabilité simple sur deux colonnes). Cela permet d’avoir une explication sur tout mouvement d’argent. Les contrôles se font dès réception du relevé bancaire. Tout achat ne pourra se faire que si le trésorier ou le trésorier adjoint et deux autres membres du bureau dont le président ont donné leur accord. Cette procédure est obligatoire pour éviter des oublis de paiement et des achats injustifiés. Toute recette ou dépense quel que soit son montant doit faire l’objet d’une pièce justificative.
Article 3 – Agrément de nouveaux membres actif.
Tout nouveau membre actif doit être parrainé et présenté par un autre membre actif et/ou fondateur de l’association préalablement à son agrément. Il est agréé au cours d’une réunion du conseil d’administration statuant à la majorité des membres présents. Les personnes désirant adhérer doivent ainsi remplir un bulletin d’adhésion, se présenter et s’acquitter de la cotisation en cours.
Article 4 – Démission – Exclusion – Décès d’un membre actif
- La démission doit être adressée généralement au président du conseil par lettre recommandée mais elle peut être donnée de façon orale en présence d’au moins trois membres du bureau sans que cette décision puisse alors être reprise. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
- L’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
– la non-participation aux activités de l’association telle que l’absence à 4 réunions de suite sans raison valable;
– une condamnation pénale pour crime et délit ;
– toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
L’intéressé est de toute façon entendu sur sa demande, s’il le souhaite, par le conseil devant lequel il peut présenter sa défense préalablement à une décision d’exclusion prise par un vote majoritaire à bulletin secret de membres présents. Il ne peut pas bien sûr participer à un vote le concernant.
En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.
Article 5
L’association est aussi constituée de membres adhérents non actifs qui ne participent pas aux activités dans les groupes de travail de l’association. Par leur cotisation ils la soutiennent financièrement et bénéficient d’un droit de vote aux assemblées générales. Les membres donateurs éventuels ont les mêmes droits s’ils cotisent aussi. Les membres bienfaiteurs versent une cotisation égale au double ou plus de la cotisation normale sans droits supérieurs au sein de l’association.
Article 6 – Assemblées générales – Modalités applicables aux votes
Une assemblée générale des adhérents est organisée chaque année au printemps et les membres de l’association sont convoqués au moins deux semaines à l’avance par simple lettre ou courriel s’ils ont déclaré une adresse électronique.
L’ordre du jour de l’assemblée est fixé au cours de la dernière réunion du conseil d’administration qui la précède et qui a fixé la date de sa tenue. Les questions posées par les adhérents, mises à l’ordre du jour au chapitre des questions diverses et débattues en fin de réunion doivent parvenir au bureau de l’association au plus tard le 1° mars, le cachet de la poste faisant foi en cas de contestation.
Votes des membres présents
Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé lors de chaque point de l’ordre du jour par la majorité du conseil et celle des membres présents.
Votes par procuration
Comme indiqué dans les statuts, si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée générale, il peut s’y faire représenter par un mandataire dans les conditions indiquées audit article. Les pouvoirs sont limités à deux par mandataire.
Article 7 – Indemnités de remboursement.
Seuls les membres fondateurs et/ou actifs peuvent prétendre au remboursement éventuel de frais engagés dans le cadre de leurs activités préalablement acceptées par le bureau de l’association et sur justifications.
Article 8 – Commissions de travail.
Des commissions de travail de l’association sont constituées par le conseil d’administration. Elles s’organisent ensuite à l’intérieur de chacune d’entre elles pour nommer ou non un responsable chargé de répartir les activités et de coordonner les recherches qui sera alors de toute façon un membre du conseil d’administration éventuellement coopté. Elles s’engagent à fournir à chaque réunion le compte-rendu de leur activité des mois précédents et à proposer le contenu de leur recherche à l’Association pour leur exploitation ultérieure. Chacun des éléments apportés doit comporter une référence et/ou une source identifiable pour être ensuite exploité (cas de documents écrits, photographies, enregistrements vocaux….). Le tout sera rentré dans une base de données créée par l’Association à laquelle auront accès l’ensemble des membres actifs et/ou fondateurs pour une utilisation ultérieure : expositions, conférences, articles, livrets ou tout autre moyen d’information ou de divulgation. Le conseil d’administration pourra aussi autoriser toute personne qui en aura fait la demande à consulter cette base à condition que le travail qui le justifie porte sur l’objet de l’association. Dans ce cas l’utilisation des données sera ensuite soumise à autorisation et à signalement. Aucun document original ne sera conservé par l’Association. La perte accidentelle de la base de données ne pourra donner lieu à aucune réparation autre qu’affective. Il est donc de l’intérêt des membres de garder de leur côté une mémoire de leur travail.
Article 9 – Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié ou étendu à d’autres articles par le conseil d’administration à la majorité des membres présents au cours de ses réunions successives.